La facturation électronique est devenue un sujet incontournable pour les entreprises travaillant avec les administrations publiques en Belgique. L’arrêté royal du 9 mars 2022 a établi un cadre réglementaire clair obligeant les opérateurs économiques à adapter leur méthode de facturation. À partir de mars 2024, toutes les entreprises, quel que soit leur secteur, devront soumettre leurs factures par voie électronique pour les marchés publics, une évolution qui vise à moderniser le système et à améliorer l’efficacité des échanges financiers. Ce changement s’inscrit dans un mouvement européen plus large, ayant pour but de réduire la fraude fiscale et d’optimiser la gestion administrative. Les témoignages des différents acteurs concernés offrent un aperçu des enjeux et des défis qui se présentent.
La facturation électronique dans le cadre de l’exécution des marchés publics
La facturation électronique constitue un outil fondamental dans le cadre de l’exécution des marchés publics en Belgique. En effet, dès le 1er mars 2024, toutes les entreprises englobées dans ce système seront tenues de transmettre leurs factures de manière digitale, s’appliquant notamment aux contrats dont la valeur estime à plus de 30 000 euros HTVA. Cette norme ne concernera pas uniquement les grandes entreprises — les petites et moyennes entreprises (PME) devront également s’adapter.
Le gouvernement belge justifie cette obligation par plusieurs avantages, dont :
- Réduction des coûts administratifs : La numérisation des processus de facturation permet d’éliminer de nombreuses étapes manuelles, ce qui réduit le temps et l’argent dépensés dans le traitement des factures.
- Amélioration de la traçabilité : Les factures électroniques offrent une meilleure visibilité sur les transactions, facilitant ainsi la détection d’éventuelles incohérences.
- Accélération des paiements : La rapidité de circulation des factures en format digital peut réduire le délai de paiement pour les entreprises.
Un autre aspect à considérer est l’infrastructure mise en place pour cette transition. Les factures électroniques devront être transmises via la plateforme Mercurius, accessible à toutes les entités publiques. Ce système, conforme au modèle d’interopérabilité PEPPOL, vise à standardiser les processus de facturation en ligne à travers toute la Belgique, et même au niveau européen.
État des lieux de la facturation électronique en 2025
Actuellement, plusieurs secteurs d’activité en Belgique expérimentent la facturation électronique, bien avant son obligation officielle. Des entreprises leader comme Sage, Cegid, et Dolibarr ont développé des solutions spécifiques pour faciliter cette transition. Ces logiciels sont conçus pour aider les entreprises à automatiser leurs processus de facturation, ce qui réduit considérablement les erreurs humaines. De plus, ces plateformes sont souvent interconnectées avec d’autres systèmes de gestion administrative, ce qui assure une cohérence dans les données financières.
Un exemple concret est celui de l’entreprise Easi, qui a intégré des solutions de facturation électronique dans son offre pour accompagner ses clients durant cette transition. Les utilisateurs de ces systèmes rapportent une simplification des processus, ainsi qu’une réduction significative des disputes relatives à la facturation.
Les entreprises belges doivent également se préparer à la mise en œuvre de cette obligation, ce qui implique souvent un investissement initial dans des logiciels de gestion. Un tableau ci-dessous compare plusieurs solutions existantes disponibles pour aider les entreprises dans cette transition :
| Nom du logiciel | Fonctionnalités clés | Public cible |
|---|---|---|
| Sage | Gestion totale de la comptabilité, intégration de la facturation électronique | PME et grandes entreprises |
| Cegid | Solutions de B2B, automatisation de la gestion financière | PME et entreprises commerciales |
| Dolibarr | Open source, accessible, convivial | Petites entreprises |
Les enjeux et défis de la mise en œuvre de la facturation électronique
Malgré les avantages indéniables, la mise en œuvre de la facturation électronique pose divers défis aux opérateurs économiques. Nombreux sont ceux qui s’inquiètent des implications techniques et financières que cette obligation pourrait engendrer. Les entreprises devront investir dans des solutions informatiques adaptées, ce qui peut sembler dissuasif pour certaines d’entre elles.
De plus, le personnel doit être formé à l’utilisation de ces nouveaux outils afin d’assurer une transition fluide. Cette adaptation nécessite une compréhension technique, ce qui peut engendrer une courbe d’apprentissage plus ou moins abrupte selon la complexité des systèmes choisis.
Les chiffres montrent que, selon une étude récente, près de 30% des PME belges craignent d’être dépassées par ces nouvelles technologies. Cela souligne la nécessité d’accompagnement et de soutien de la part des autorités publiques et des entreprises de services. Pour répondre à ces préoccupations, le gouvernement belge a mis en place des initiatives destinées à faciliter l’accès à la formation et à l’information concernant ces nouvelles exigences. Cela se traduit par des séminaires, des webinaires ainsi que des ressources en ligne dédiées.
Les actions comme celles-ci visent à préparer les entreprises à ce changement majeur et à minimiser les impacts d’un tel bouleversement dans les méthodes de travail traditionnelles.
Accompagnement des entreprises : un impératif pour le succès
Pour appréhender cette obligation de facturation électronique, des structures comme OneSpan et Qonto se sont montrées proactives. Elles offrent des outils adaptés à la taille des entreprises, permettant une intégration progressive. Celles-ci se concentrent non seulement sur la mise en conformité, mais aussi sur l’optimisation des processus de facturation. En combinant leurs solutions avec des outils de gestion de projets et de ressources humaines, elles garantissent une approche holistique qui bénéficie à l’ensemble de l’organisation.
Il est également crucial de mentionner que chaque gouvernement régional est libre de fixer des règles plus strictes concernant l’application de la facturation électronique dans leur cercle. Ainsi, des entreprises qui opèrent à un niveau régional devront s’assurer d’une conformité permanente à la législation locale.
Facturation électronique : les obligations légales et leur évolution
La législation belge sur la facturation électronique a récemment évolué, avec des dates clés marquant l’entrée en vigueur des différentes phases. Le 1er novembre 2022 marquait le début de l’obligation de la facturation électronique pour les contrats dépassant le montant seuil européen de 214 000 euros, et depuis le 1er mai 2023, cette obligation s’étend aux contacts à hauteur de 30 000 euros.
À partir du 1er mars 2024, une nouvelle étape sera franchie : l’obligation d’émettre des factures électroniques s’appliquera à tous les contrats estimés à moins de 30 000 euros HTVA. Bien que les factures d’un montant inférieur à 3 000 euros HTVA soient, pour l’heure, exemptées, les gouvernements peuvent décider de les inclure dans cette obligation à l’avenir. Cette situation souligne bien l’importance d’une veille active pour les entreprises, leur permettant d’anticiper ces évolutions.
Pour accompagner cette transition, il est recommandé de se référer à des ressources utiles telles que cet article sur le B2B, qui aborde les bases nécessaires pour s’initier à ces nouvelles modalités de travail. Hormis la conformité légale, la transition vers la facturation électronique peut apporter des bénéfices significatifs en termes d’efficacité et de rentabilité.
Impact sur la fiscalité et la transparence économique
Un des objectifs majeurs de la généralisation de la facturation électronique est la lutte contre la fraude fiscale. En 2018, la fraude fiscale en Belgique représentait près de 3,6 milliards d’euros, un chiffre alarmant qui a conduit les autorités à redoubler d’efforts pour en réduire les effets. En assurant un contrôle rigoureux des opérations grâce à la facturation électronique, les administrations visent à améliorer la transparence des transactions économiques.
Cette démarche s’inscrit dans une volonté d’accroître la confiance du citoyen envers l’administration fiscale. La numérisation de la facturation contribue à fluidifier les relations entre les gouvernements et les entreprises, ouvrant la voie à un écosystème plus sain et plus transparent.
Le témoignage des entreprises : vers un partage d’expérience
Les témoignages des entreprises sur leurs expériences avec la facturation électronique sont variés, allant d’une réticence initiale à une acceptation croissante au fil du temps. Par exemple, une PME frigorifique, utilisant la solution de facturation électronique d’Izberg, souligne l’importance de la simplification administrative : « Nous avons vu une réduction de notre temps de traitement de factures de 50% grâce à cette solution. »
De même, une société de construction, ayant choisi la plateforme de facturation d’Acomba, explique que leur passage à la facturation électronique leur a permis non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire considérablement leur impactvironnemental par la diminution de l’usage du papier.
Ces expériences illustrent combien la transition vers la facturation électronique, bien que perçue comme complexe, est en réalité une opportunité pour les entreprises de moderniser leurs processus et de tirer parti des nouvelles technologies.
Former pour mieux accompagner
Face aux défis suscités par cette obligation, la formation des équipes devient impérative. Les plateformes de formation telles que Panda et Nidero proposent des modules spécialement conçus pour aider les entreprises à s’approprier les outils de facturation électronique. Proposer des formations régulières permet non seulement d’optimiser l’utilisation des logiciels, mais également de renforcer la confiance des employés dans cette nouvelle méthode de travail.
Les webinars, ateliers pratiques et sessions de questions-réponses sont autant de formats qui peuvent faciliter cette transition. Un véritable partage d’informations se crée, permettant aux entreprises de tirer des leçons des expériences des autres, consolidant ainsi une meilleure compréhension collective des enjeux et des solutions.
FAQ
Quelles entreprises sont concernées par l’obligation de facturation électronique ?
Toutes les entreprises qui travaillent avec des administrations publiques en Belgique sont concernées. Cela inclut les contrats supérieurs à 30 000 euros HTVA à partir de mai 2023, et ceux à moins de 30 000 euros à partir de mars 2024.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
Elle permet de réduire les coûts administratifs, d’améliorer la traçabilité des transactions, et d’accélérer le processus de paiement.
Quelle plateforme dois-je utiliser pour émettre des factures électroniques ?
Il existe plusieurs plateformes recommandées, comme Mercurius ou PEPPOL, qui sont conçues pour faciliter l’émission de factures électroniques auprès des administrations publiques.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de l’obligation ?
Les entreprises qui ne respectent pas cette obligation peuvent faire face à des pénalités administratives, ainsi qu’à un éventuel retard dans le traitement de leurs paiements.
Y a-t-il des exceptions à cette obligation ?
Oui, les factures d’un montant inférieur à 3 000 euros HTVA sont actuellement exemptées, bien qu’il reste possible qu’un gouvernement décide d’étendre l’application de cette obligation plus tard.
